När du väljer Umeå Folkets hus som arrangemangspartner, kan du vara säker på att få bästa service av vår erfarna, kunniga och engagerade personal. Vårt mål är att alltid överträffa dina förväntningar. Vi är inte bara en av Norrlands största konferensanläggningar med lösningar på de flesta behov du som kund kan tänkas ha. Vi är även en av de som funnits längst, nämligen i 30 år. Hos oss är din trygghet vårt ledord.

Projektledning
Våra projektledare arbetar i nära samarbete med kongressens organisationskommitté och blir er kontaktperson. Projektledaren ansvarar för allt det praktiska och logistiska arbetet före, under och efter mötet. På så sätt kan organisationskommittén i första hand koncentrera sig på kongressens innehåll.

Projektledaren kan med sin erfarenhet och kunskap även fungera som rådgivare för att skapa bästa möjliga förutsättningar till ett lyckat arrangemang. Under hela processen ansvarar projektledaren för tidsplan, ekonomi och upprättande av budget, koordinering, marknadsföring, förhandling med underleverantörer och utställare/sponsorer.

Deltagaradministration
Vi har ansvaret för kongressdeltagarna före, under och efter kongressen. För att administrera deltagaranmälningarna skapar vi en webbaserad anmälningssida, sidan är anpassad för just era behov och önskemål. Här kan ni som beställare snabbt få information om antalet anmälda deltagare, vilka som bokat hotell, hur många som anmält sig till de sociala arrangemangen, workshops, parallellsessioner etc. När deltagaren registrerat sig på anmälningssidan skickas en bekräftelse via mail som visar vad man anmält sig till. Vi håller även koll på ändringar, avbokningar eller andra önskemål från deltagarna, sammanställer deltagarförteckningar och producerar namnbrickor.

Här är ett axplock av det vi gör:
• Mottagning och bearbetning av anmälningar
• Bokning, avbeställning och fakturering av logi
• Bokning, avbeställning och fakturering av aktiviteter och utflykter med externa arrangörer.
• Deltagarförteckningar
• Framtagning av namnbrickor
• Iordningställande av konferensmaterial
• Samordna arbetet mellan arrangören och underleverantören
• Abstract

Ekonomi
Budgeten är det viktigaste verktyget när man planerar en kongress. Vår projektledare är med som stöd till kongressens organisationskommitté när budget ska läggas. När budgeten är godkänd sköter vi allt det administrativa kring er konferens, hanterar alla anmälnings avgifter från deltagarna och kostnader runt mötet. I slutändan får ni en enda faktura från oss på hela er konferens. Ett tryggt sätt som ger dig som arrangör tid att fokusera på helheten runt mötet.

• Budgetstöd
• Ta emot och bevaka anmälningsavgifter
• Fakturahantering, fakturor utställda på Umeå Folkets Hus
• Fakturera enskilda deltagare logi m.m
• Ekonomisk slutredovisning

Mötesaktiviteter
Idag är det väldigt populärt att lägga till sociala tillställningar i anslutning till konferensen. Kanske en mingel tillställning eller varför inte en galamiddag i en av våra restauranger. Vill man göra något utöver det vanliga så ordnar vi även förtäring utanför våra lokaler. Det kan bli en minnesvärd aktivitet från just er konferens. Våra restauranger tillgodoser era önskemål. Vi samarbetar även med en rad externa arrangörer för att ordna teambuilding aktiviteter eller studiebesök. Besök på Älgfarmen eller Ostenshus, forsränning, hundspann är exempel på populära arrangemang. Ge oss lite ledtrådar vad ni vill göra så syr vi ihop ett förslag. Ett smidigt sätt för dig som konferensarrangör.