Umeå – En kreativ stad

UMEÅ, ”Björkarnas stad”, är norra Sveriges största stad och en av de snabbast växande i landet. Här finns två universitet och medelåldern är så låg som 38 år. Umeå växer med 1 000 invånare per år och är på det sättet unikt i Norrland. Kommunens vision är att nå 200 000 medborgare år 2050.


Umeå är sedan flera decennier ett kulturcentrum, som genom öppenhet och kreativt klimat lockar människor från hela världen. Runt hörnet från Umeå Folkets hus ligger det internationellt uppmärksammade Guitars – The Museum och Norrlandsoperan. Två minuters promenad tar dig till Väven, granne med älven och en mötesplats med restaurang, hotell, stadsbibliotek, kulturscener och mycket mer.

Umeå har också ett brett fritidsutbud. Granne med Umeå Folkets hus är Navet, en bad- och träningsanläggning med vattenrutschbanor, strömkanal, bubbelpool, spa-del och gym. Anläggningen är öppen från hösten 2016.

Ett av landets absolut mest centrumnära IKEA-varuhus med intilliggande shoppingcentret Avion öppnade i början av 2016.


Maximal flexibilitet
Vår största lokal rymmer upp till 1 150 gäster. För den som har behov kan vi erbjuda kongressgångar för att göra det ännu enklare för deltagarna att komma till och från sina platser. Vi har 30 konferensrum, varav 11 är grupprum. Fyra av rummen har plats för 100–250 sittande gäster.

Lång erfarenhet
Varje år anordnar vi flera stora kongresser och möten samt hundratals mindre konferenser och träffar. Det har gett oss stor erfarenhet och en väl fungerande organisation med en välutbildad personal redo att möta – och överträffa – dina förväntningar.
Som ett led i vårt kvalitetsarbete har vi sedan 2002 jobbat tillsammans med Scandinavian Service and Quality Award för att säkerställa och ständigt förbättra vår servicekvalitet. Umeå Folkets hus har flera gånger under den här tiden fått det prestigefyllda Scandinavian Service and Quality Award för vår goda service.

Teknisk utrustning
Alla våra lokaler är utrustade med modern mötesteknik, projektorer och bildskärmar, allt anpassat efter rummens storlek. Vi kan även tillhandahålla utrustning i våra största lokaler för satellitsignaler i fullt HD-format på en 8-meters skärm.
Smart Forum är det senaste i utvecklingen av de traditionella videokonferenserna. Här fokuserar vi på lite större möten upp till 1 000 personer med behov av flervägskommunikation i HD-kvalitet. Visa ert föredrag eller delta i seminarier från någon annan plats i Sverige med möjlighet att interagera, samtala, dela dokumentation m.m.

Projektledning
Våra projektledare arbetar i nära samarbete med kongressens organisationskommitté och blir er kontaktperson. Projektledaren ansvarar för allt det praktiska och logistiska arbetet före, under och efter mötet. På så sätt kan organisationskommittén i första hand koncentrera sig på kongressens innehåll.

Projektledaren kan med sin erfarenhet och kunskap även fungera som rådgivare för att skapa bästa möjliga förutsättningar till ett lyckat arrangemang. Under hela processen ansvarar projektledaren för tidsplan, ekonomi, upprättande av budget, koordinering, marknadsföring samt förhandling med underleverantörer och utställare/sponsorer.

Deltagaradministration
Vi har ansvaret för kongressdeltagarna före, under och efter kongressen. För att administrera deltagaranmälningarna skapar vi en webbaserad anmälningssida, som är anpassad för just era behov och önskemål. Här kan ni som beställare snabbt få information om antalet anmälda deltagare, vilka som bokat hotell, hur många som anmält sig till de sociala arrangemangen, workshops, parallellsessioner etc.

När deltagaren registrerat sig på anmälningssidan skickas en bekräftelse via mail som visar vad man anmält sig till. Vi håller även koll på ändringar, avbokningar eller andra önskemål från deltagarna, sammanställer deltagarförteckningar och producerar namnbrickor.